Главная › Новости

Как обеспечить соблюдение установленных сроков хранения документов

Опубликовано: 23.10.2018

Как получить лицензию на оружие в 2018 году. Правила безопасного обращения с оружием. ФЗ Об оружии

Делопроизводство и документооборот – мероприятия, грамотная организация которых играет важную роль в деятельности каждого крупного юридического лица. Очень важно, чтобы работа всякого структурного подразделения была эффективной и соответствовала действующему законодательству. И правильное оформление, а также обращение с юридически значимыми актами – одна из мер, способствующих обеспечению этого.

В том числе, это означает необходимость соблюдения сроков хранения документов. В зависимости от вида акта, они могут быть разными. Так, свои сроки имеются у кадровых документов, бухгалтерских, коммерческих и др. А это значит, что обеспечение установленных законом правил начинается с изучения соответствующих нормативно-правовых актов. Соответствующие предписания, в частности, содержатся в ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговом и Трудовом кодексе РФ, Перечне архивных документов, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и некоторых других законах и подзаконных актах.

Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности и валютных операций + 1С 8.2

Правильное определение срока хранения документов важно не только для определения периода, в течение которого следует обеспечивать сохранность юридически значимых бумаг, но и для определения порядка обращения с ними.

Так, акты, которые, в соответствие с законом должны храниться менее десяти лет, обычно находятся в создавшем их структурном подразделении, а спустя установленное время уничтожаются. Последнее мероприятие также подчиняется своим правилам и стандартам. Физической утилизации обычно предшествует целый ряд формальностей. Правда, это уже другая история и тема для отдельного разговора.

Документы долгосрочного (свыше десяти лет) и постоянного хранения должны передаваться в архив.

Порядок такой передачи также строго регламентирован. В частности, действующие стандарты предусматривают создание и функционирование на предприятии экспертной комиссии (ЭК), в обязанности которой входит, в том числе, оценка ценности документации. По итогам данного мероприятия и определяется срок хранения документов (подробнее - на этом сайте).

Конечно, соблюдение этих, а также многих прочих правил, которые необходимо учитывать при организации собственного архива – мероприятие, предполагающее значительное расходование административных и материальных ресурсов. Минимизировать их можно, инициировав сотрудничество с аутсорсерами. Благо, современные центры обработки информации оказывают широкий спектр услуг. В том числе, предоставляют они консультативную поддержку при определении сроков хранения юридически значимых  актов, документооборота и делопроизводства. Готовы предоставить они и полный спектр дополнительных архивных услуг. Таких, например, как создание электронного архива, инвентаризация имущества и многое другое.

В этом случае компания избавляет себя от любых проблем по обеспечению сохранности документов и получает возможность сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, не отвлекаясь на улаживание формальностей, связанных с хранением документов.